Ihre digitale Prozessberatung aus München
Digitale Strukturen, Prozessautomatisierung
& KI für Rechtsanwälte
Als digitale Prozessberatung aus München unterstützen wir Kanzleien jeder Größe dabei, Ihre Abläufe zukunftssicher zu gestalten, Personalressourcen zu entlasten und Kosten bereits innerhalb von 3 bis 12 Monaten spürbar zu senken.
KI als Wettbewerbsvorteil
Künstliche Intelligenz verändert den Kanzleialltag rasant. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren und damit am Ende auch Mandanten.
Weniger Arbeitsstunden
Durch Prozessautomatisierung laufen Routinen im Hintergrund. Weniger manuelle Arbeit bedeutet weniger Stress, weniger Überstunden und somit früher in den Feierabend.
Kosten senken
Automatisierte und standardisierte Prozesse reduzieren Fehler, vermeiden Nacharbeit und steigern Effizienz sowie Qualität. Das führt zu geringeren Kosten.
Wenn Ihre Arbeit als Rechtsanwalt ständig durch interne Abläufe blockiert wird
Eigentlich sollte Ihre Kanzlei längst effizienter arbeiten, doch stattdessen bestimmen operative Rückfragen, knappe Deadlines und wiederkehrende Aufgaben den Alltag. Die Mandatsarbeit kommt zu kurz, weil intern zu viel hängenbleibt: an manuellen Abläufen, an Systemen, die nicht ineinandergreifen und an fehlenden Strukturen. Digitale Ansätze sind zwar vorhanden, aber oft nicht durchdacht. Tools existieren, doch sie schaffen keine Entlastung, sondern zusätzliche Komplexität. Mitarbeitende warten auf Anweisungen, Mandanten auf Rückmeldungen. Während der Aufwand steigt, bleibt das Ertragspotenzial unausgeschöpft. Dabei sehen die Herausforderungen je nach Kanzleigröße sehr unterschiedlich aus:
- Kleine und Einzelkanzleien Hier geht es vor allem um die Einführung einer funktionierenden Kanzleisoftware und digitaler Buchhaltung. Schnittstellen sorgen dafür, dass Daten nicht mehrfach erfasst werden müssen und Arbeitszeit wieder abrechenbar wird.
- Mittelgroße Kanzleien Der Fokus liegt zunehmend auf dem richtigen Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Datenschutzkonforme und mandatsgeheimnistreue Lösungen helfen, Vorlagen und Schriftsätze wiederzuverwenden und Wissen systematisch aufzubauen. Wissensmanagement wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
- Großkanzleien und Boutique-Kanzleien Hier sind die Anforderungen oft sehr individuell. Prozesse müssen standardisiert und automatisiert werden, um Skalierbarkeit und gleichbleibende Qualität zu sichern. Gleichzeitig geht es um die strukturierte Auswertung großer Datenmengen – von komplexen Fallakten bis hin zu forensischen Analysen.
Das Ergebnis ist immer ähnlich: Ihre Kanzlei entwickelt sich zwar, aber nicht in dem Tempo, das möglich wäre. Und das Gefühl bleibt: Andere Kanzleien sind digitaler, strukturierter und wirtschaftlich besser aufgestellt.
Team KlareProzesse.de
IT-Branchenpartner für Rechtsanwälte
Was wäre nun, wenn Ihre Kanzlei endlich so arbeiten würde, wie Sie es sich immer vorgestellt haben?
Mit klaren Abläufen, funktionierenden Systemen und spürbarer Entlastung im Alltag. Genau dort setzen wir an.
01
Ausgangslage verstehen
Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehende Kanzleistruktur – von Prozessen über Tools bis hin zu Arbeitsabläufen. Der Fokus: Was funktioniert, was bremst, und wo liegt ungenutztes Potenzial?
02
Engpässe aufdecken und erste Hebel finden
Wir identifizieren die Punkte, an denen Zeit verloren geht, Fehler entstehen oder Abläufe stocken. Gleichzeitig zeigen wir konkrete Sofortmaßnahmen auf, die schnell Wirkung entfalten.
03
Eine Strategie, die zu Ihrer Kanzlei passt
Auf Basis der Analyse entwickeln wir einen realistischen Fahrplan für die nächsten 3 bis 12 Monate – mit klaren Prioritäten und messbaren Zielen, zugeschnitten auf Ihre individuellen Anforderungen.
04
Schnelle Entlastung durch erste Umsetzungsschritte
Bereits in den ersten Wochen setzen wir praxisnahe Verbesserungen um, damit Sie spürbar entlastet werden und erste Ergebnisse sofort sichtbar sind.
05
Langfristige Begleitung und Umsetzung
Wir begleiten Sie bei der Einführung neuer Systeme, der Weiterentwicklung Ihrer Abläufe und dem Aufbau digitaler Strukturen – Schritt für Schritt, bis alles im Alltag funktioniert.
Wo Digitalisierung sowie Automatisierung in Ihrer Kanzlei oder Rechtsabteilung am meisten Wirkung zeigen
Kanzleien, die ihre Prozesse gezielt digitalisieren, gewinnen Zeit, reduzieren Komplexität und schaffen Raum für Wachstum. Diese Bereiche bieten das größte Potenzial.
Kanzleisoftware & Workflows
Von der Auswahl der passenden Software bis zur Integration in bestehende Systeme. Wir optimieren digitale Workflows, automatisieren Routineprozesse und schaffen reibungslose Schnittstellen zu anderen Tools. E-Mails mit Mandantendaten werden automatisch verarbeitet, statt manuell abgespeichert. Adressen und Kontaktdaten müssen nicht mehrfach erfasst werden, sondern fließen direkt in Kanzleisoftware. Anhänge wie PDFs oder Vollmachten werden automatisch erkannt und in der richtigen Akte abgelegt.
Dokumentenmanagement & Wissensmanagement
Wichtige Dokumente und Informationen gehen nicht mehr in unübersichtlichen Ordnerstrukturen verloren. Ein zentrales System sorgt dafür, dass Akten, Verträge und Unterlagen sofort auffindbar sind. Wertvolles Wissen aus früheren Fällen bleibt erhalten, kann strukturiert durchsucht und für neue Mandate wieder genutzt werden.
Zeiterfassung, Abrechnung & Buchhaltung
KI-basierte Systeme erfassen Arbeitszeiten automatisch im Hintergrund, schlagen passende Leistungsbeschreibungen vor und übertragen diese direkt in die Abrechnung. Offene Posten werden überwacht, Mahnungen automatisch versendet und Zahlungseingänge in Echtzeit abgeglichen. Kostenrechnungen nach RVG oder Honorarvereinbarung werden aus den erfassten Daten automatisiert erstellt.
Vorlagen & Schriftsätze
Wiederkehrende Dokumente müssen nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellt werden. Intelligente Vorlagen mit Platzhaltern übernehmen automatisch Mandantendaten, Adressen oder Aktenzeichen. Häufig genutzte Textbausteine stehen sofort bereit und sparen wertvolle Zeit. Für komplexere Schriftsätze unterstützt KI beim Drafting: Sie erstellt erste Entwürfe auf Basis vorhandener Akten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
Mandantengewinnung & Mandatsaufnahme
Neue Mandanten können über digitale Formulare, Portale oder sichere Upload-Links alle relevanten Daten und Dokumente bereitstellen. Diese werden automatisch in die richtige Akte übertragen und müssen nicht mehr manuell aus E-Mails herausgesucht oder mehrfach erfasst werden. Der gesamte Aufnahmeprozess von der Vorprüfung bis zur Mandatsannahme läuft standardisiert und medienbruchfrei ab, sodass Mandanten einen professionellen Einstieg erleben und die Kanzlei deutlich entlastet wird.
Datenstrukturierung & forensische Analyse
Aus verstreuten Dateien, E-Mails und Notizen entsteht eine saubere, durchsuchbare Datenbasis in Ihrer Systemlandschaft. Auch große Datenmengen werden automatisch per OCR aufbereitet, korrekt benannt nach klaren Standards wie YYYY-MM-DD und der richtigen Akte zugeordnet, während E-Mail-Anhänge direkt erfasst und verknüpft werden. Intelligente Metadaten und ein konsistentes Tagging mit Parteien, Dokumentart, Ereignis und Frist machen Akten und Belege sofort auffindbar. Eine Chronologie-Engine erstellt belastbare Zeitleisten für Sachverhalt und Verfahrensschritte mit Sprungpunkten zur Belegstelle. Tägliche E-Mail-Digest-Übersichten pro Akte oder Aktenzeichen zeigen, was wirklich neu und relevant ist, einschließlich fehlender Empfangsbestätigungen. KI-gestützte Abfragen und GenAI-gestützte Assistenten erkennen Widersprüche, konsolidieren Themen und liefern präzise Antworten auf komplexe juristische Fragen. All dies geschieht dem Mandatsgeheimnis Rechnung tragend, DSGVO-konform, revisionssicher und ohne Medienbruch.
Mitarbeiter-Onboarding
Neue Mitarbeiter starten mit klar strukturierten Lernpfaden aus Videos, Checklisten und Zielen. Ein KI-Assistent beantwortet Standardfragen auf Basis interner Inhalte, während Zugriffe und Vorlagen automatisch nach Rolle bereitgestellt werden. Fortschrittsanzeigen und Erinnerungen geben Transparenz, Microlearnings halten aktuell. So verkürzt sich die Einarbeitung, Rückfragen sinken und Qualitätsstandards bleiben konsistent.
Was uns dabei auszeichnet, ist ein klarer Blick für das Wesentliche und die Fähigkeit, Veränderungen alltagstauglich umzusetzen.
Unsere Stärke liegt darin, Lösungen zu entwickeln, die sich nahtlos in den Kanzleialltag integrieren und dort spürbar Wirkung entfalten.
Erfahrung aus komplexen IT Projekten
Unser Team vereint technisches Knowhow mit wirtschaftlichem Verständnis. Durch unsere fachliche Herkunft aus der Informatik und Wirtschaftsinformatik kennen wir nicht nur die theoretischen Grundlagen, sondern auch die Herausforderungen aus komplexen Digitalisierungsprojekten. Dieses Wissen übertragen wir auf den Kanzleialltag und entwickeln Lösungen, die durchdacht, zuverlässig und langfristig tragfähig sind.
Spezialisiert auf Rechtsanwälte
Wir arbeiten allen voran mit Rechtsanwälten und kennen die Abläufe, Anforderungen und Herausforderungen Ihres Berufsalltags im Detail. Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, den Kanzleibetrieb zu entlasten, die Mandatsarbeit zu stärken und interne Strukturen effizienter zu gestalten. Keine Theorie, keine Branchenferne, sondern echte Spezialisierung mit spürbarem Mehrwert.
Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Kanzlei kennt
Bei uns sprechen Sie nicht mit einem wechselnden Supportteam, sondern mit einem festen Ansprechpartner, der Ihre Strukturen, Abläufe und Ziele genau kennt. Wir begleiten Sie persönlich, denken mit und reagieren schnell, wenn sich etwas ändert. Das spart Zeit, schafft Vertrauen und sorgt für Lösungen, die zu Ihrer Kanzlei passen.
Flexibel & skalierbar ‒ passend für jede Größe
Ob Einzelkanzlei oder Großkanzlei - unser Modell passt sich Ihrem Entwicklungsstand und Zielniveau an. Die fünf Stufen der Digitalisierung lassen sich modular einführen. So bleibt jede Investition nachvollziehbar, wirksam und zukunftsfähig.
Ablauf der Zusammenarbeit
So begleiten wir Ihre Kanzlei Schritt für Schritt von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung spürbarer Verbesserungen im Alltag.
01
Ihr zeitaufwand: 30 min
Unverbindliche Ist-Analyse
Im ersten Schritt führen wir ein kurzes Gespräch über Microsoft Teams. Dabei prüfen wir, ob und wie wir Ihrer Kanzlei helfen können, und klären, ob wir der richtige Ansprechpartner für Ihre Anforderungen sind. Wir vergleichen Ihre Situation mit Erfahrungen aus anderen Kanzleien, bringen passende Fallbeispiele mit und stellen die richtigen Fragen, um Sie im nächsten Schritt gezielt beraten zu können.
02
Ihr zeitaufwand: 60-90 min
Unverbindliches Beratungsgespräch
Im zweiten Schritt besprechen wir in einem ausführlichen Termin, per Microsoft Teams oder direkt vor Ort in Ihrer Kanzlei, welche vorhandenen Tools und Systeme für Sie sinnvoll sind. Wir zeigen Ihnen, ob Schnittstellen programmiert werden müssen oder ob eine individuelle Lösung entwickelt wird, und geben Ihnen einen klaren Überblick, welche Maßnahmen den größten Nutzen bringen.
03
Ihr zeitaufwand: 40-90 min
Gemeinsames Projekt & Fahrplan
Wenn Sie sich für uns entscheiden, starten wir mit einem ersten Projekt, das schnelle Ergebnisse liefert. Gleichzeitig erstellen wir einen Fahrplan für weitere Module, die wir gemeinsam Schritt für Schritt umsetzen können. Dabei zeigen wir Ihnen genau, wie lange jedes Modul benötigt und welche konkrete Entlastung es bringt - sei es durch mehr Umsatz oder durch spürbare Kostenersparnis.
Routineaufgaben werden immer noch von Ihnen oder Ihren Fachangestellten durchgeführt?
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo Sie stehen und wie Sie sinnvoll digitalisieren bzw. automatisieren. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch und klären Sie, ob und wie wir Sie unterstützen können. Klar. Ehrlich. Auf den Punkt.
Wir sind Ihre digitale Prozessberatung aus München
Unser interdisziplinäres Team aus Informatikern und Betriebswirten verbindet tiefes technisches Know-how mit betriebswirtschaftlichem Verständnis. Wir begleiten Sie praxisnah auf Ihrem Weg zur modernen, automatisierten und KI-gestützen Kanzlei.
Unsere bisherigen beruflichen Stationen
Unser Werdegang: Von der Webdesign-Agentur zur digitalen Prozessagentur
Was als klassische Webdesign-Agentur begann, wurde durch die Anforderungen unserer Kunden immer technischer, umfassender und spezialisierter.
Im Austausch mit Kanzleien wurde deutlich, dass die Herausforderungen häufig hinter der Website liegen: Unklare Abläufe, Medienbrüche, zu viele manuelle Schritte im Tagesgeschäft. Daraus entstand eine neue Rolle: nicht mehr nur als Gestalter, sondern als technischer Sparringspartner mit Fokus auf digitale Strukturen, Automatisierung und Implementierung.
Heute beraten und begleiten wir vor allem Kanzleien, die ihre Arbeitsweise überdenken und effizienter aufstellen möchten: mit Systemen, die den Alltag vereinfachen und Abläufe nachvollziehbar machen. Wir entwickeln Lösungen, die entlasten und übernehmen auch die Umsetzung.
24h
Support
7 Tage
die Woche erreichbar
Häufig gestellte Fragen,
die wir kurz beantworten:
Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
Die Ist-Analyse sowie das Beratungsgespräch sind unverbindlich. Für die Umsetzung erhalten Sie ein transparentes Angebot, das sich nach Umfang, Laufzeit und Komplexität richtet. Sie entscheiden am Ende selbst, ob und wie Sie mit uns weiterarbeiten.
Wie stellen Sie Datenschutz und Mandatsgeheimnis sicher?
Wir arbeiten ausschließlich mit DSGVO-konformen Anwendungen und achten auf höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit. Alle Lösungen tragen selbstverständlich dem Mandatsgeheimnis Rechnung und werden so implementiert, dass Vertraulichkeit und Datensouveränität jederzeit gewahrt bleiben.
Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?
Wir sprechen täglich mit Juristen und kennen die Abläufe, Anforderungen und Herausforderungen im Kanzleialltag aus erster Hand. So entwickeln wir keine Lösungen von der Stange, sondern maßgeschneiderte Konzepte, die wirklich entlasten.
Wir sind kein klassischer IT-Dienstleister, der Server wartet und Standardsoftware verkauft. Unser Fokus liegt auf Prozessautomatisierung und Künstlicher Intelligenz, also genau den nächsten Schritten, die über reine Digitalisierung hinausgehen. Durch unsere akademische und praktische Erfahrung verbinden wir technologische Exzellenz mit tiefem Branchenverständnis und machen Ihre Kanzlei fit für die Zukunft.
Für wen ist die Dienstleistung geeignet?
Unsere Lösungen richten sich vor allem an Rechtsanwälte. Die Göße und Spezialisierung Ihrer Kanzlei spielt dabei keine Rolle.
Wie läuft die Zusammenarbeit konkret ab?
Wir starten mit einer kurzen Ist-Analyse per Microsoft Teams, um Ihre Situation zu verstehen und mit Erfahrungen aus anderen Kanzleien zu vergleichen. Anschließend folgt ein Beratungsgespräch per Teams oder direkt vor Ort, in dem wir konkrete Lösungen aufzeigen. Entscheiden Sie sich für uns, beginnen wir mit einem ersten Projekt und erstellen einen Fahrplan für weitere Module mit klaren Angaben zu Dauer und Entlastung.
Wie lange dauert eine Umsetzung?
Die Dauer der Umsetzung hängt stark von den individuellen Anforderungen und dem aktuellen Digitalisierungsstand Ihrer Kanzlei ab. In der Regel begleiten wir Kanzleien über einen Zeitraum von 3 bis 12 Monaten - je nachdem, welche Prozesse automatisiert werden sollen, welche Systeme bereits im Einsatz sind und wie schnell intern Entscheidungen getroffen werden können.
